Como a empresa se prepara para uma fiscalização do trabalho

A empresa se prepara para a fiscalização do trabalho mantendo em dia os documentos que o auditor-fiscal pode pedir: registro de empregados, controle de jornada, folha de pagamento e recolhimentos, programas de saúde e segurança e a documentação de terceirizados. Na visita, um responsável acompanha o auditor, e um auto de infração pode ser contestado em dez dias.

• Quem fiscaliza e o que pode fazer
• Documentos que precisam estar em dia
• Como conduzir a visita
• Se vier um auto de infração
• O que diz a lei
• Dúvidas relacionadas

Quem fiscaliza e o que pode fazer

A fiscalização é feita pelos auditores-fiscais do trabalho, vinculados ao Ministério do Trabalho e Emprego. Eles têm livre acesso ao estabelecimento, podem entrevistar empregados, pedir documentos e fixar prazo para a apresentação do que não estiver no local (arts. 626 a 630 da CLT). A visita pode ser presencial ou por notificação para envio digital de documentos, e costuma ser motivada por denúncia, por acidente ou por um planejamento de setor.

Impedir ou dificultar o trabalho do auditor gera multa própria. A postura correta é a cooperação organizada: alguém responsável recebe o auditor, anota o que foi pedido e registra o que foi entregue.

Documentos que precisam estar em dia

• Registro de empregados (livro, ficha ou eSocial) e contratos de trabalho, inclusive de aprendizes e estagiários.
• Controle de jornada para quem tem mais de 20 empregados (art. 74 da CLT): cartões de ponto, registro eletrônico ou sistema alternativo autorizado por acordo coletivo. Banco de horas e compensação com o acordo escrito correspondente.
• Folha de pagamento, recibos, comprovantes de FGTS e das contribuições, vale-transporte e benefícios.
• Saúde e segurança: PGR (programa de gerenciamento de riscos), PCMSO e exames ocupacionais, CIPA quando exigida, ordens de serviço, fichas de EPI, laudos de insalubridade e periculosidade.
• Terceirizados e prestadores: contratos, comprovantes de recolhimento das contratadas e a fiscalização que a empresa faz sobre elas.
• Cotas: pessoas com deficiência (empresas com 100 ou mais empregados) e aprendizes (5% a 15% dos cargos que exigem formação profissional).
• Convenção ou acordo coletivo vigente e a comprovação do que ele exige (PLR, piso, adicionais).

Como conduzir a visita

Uma pessoa da empresa, em geral do RH ou do jurídico, acompanha o auditor do início ao fim. Ela responde ao que é perguntado, sem improvisar sobre o que não sabe, e não entrega documento que ainda não foi conferido. O que for pedido e não estiver no local pode ser apresentado no prazo que o auditor fixar. Pedir orientação ao advogado durante a visita é direito da empresa e não é sinal de má-fé.

Pequenas irregularidades corrigidas na hora ou no prazo dado costumam evitar autuação: a fiscalização tem o dever de orientar em algumas situações, e o critério de dupla visita se aplica a normas recém-editadas e a empresas de pequeno porte.

Se vier um auto de infração

O auto de infração descreve a irregularidade, a norma violada e a multa. A empresa tem dez dias, contados do recebimento, para apresentar defesa escrita (art. 629, § 3º, da CLT). A defesa pode discutir os fatos, a interpretação da norma e o valor da multa, com os documentos que comprovam a regularidade ou a correção. Da decisão cabe recurso administrativo, e o débito só é inscrito em dívida ativa depois de esgotada essa fase. Em paralelo, o que foi apontado deve ser corrigido: o mesmo problema encontrado de novo agrava a multa.

O que diz a lei

• CLT, arts. 626 a 642: fiscalização, livre acesso, auto de infração e defesa em dez dias.
• CLT, art. 74: controle de jornada.
• Lei nº 13.467/2017: banco de horas por acordo individual e outras regras da reforma.

Dúvidas relacionadas